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秘书的职业素养介绍

  秘书广泛存在于社会的各个领域,那么你知道秘书的职业素养有哪些吗?下面第一范文网小编给大家介绍关于秘书职业素养的相关资料,希望对您有所帮助。

秘书职业素养

  一、知识素养

  知识素质是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面,经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。由于秘书日常工作琐碎繁杂,要求秘书人员成为综合性人才,广泛涉猎,既有过硬的专业知识,又要有广博的知识面。

  第一、基础知识。包括政治、文学、法律、历史、地理等相关知识,虽然这些知识看似可有可无,但却在无形中散发出魅力,有助于人际关系、工作能力的提升。比如时事政治相关知识,秘书人员在公文写作过程中,应该结合国家有关政策规定起草文件,了解相关领域规范,忌与政府政策、国家大政方针相抵触。

  第二、专业知识。在许多高等学校教育中,秘书专业的专业基础课程包括:公文写作、档案管理、秘书实务、秘书礼仪等课程,笔者非常认同,秘书人员的“笔杆子”、参谋助手的作用都需要扎实的专业技能知识,是秘书人员知识素养金字塔的底基。其中,写作能力最为

  单位、领导所看重,政府机关、事业单位日常公文写作,企业、团体的宣传报道,会议、活动的策划,演讲等都需要秘书能够挥洒自如。 第三、辅助知识。包括餐桌礼仪、接待导游、外语翻译、风俗习惯等,这些知识都需要秘书人员的用心积累,丰富的辅助可能会弥补基础、专业知识的不足,帮助领导分担不必要的负担,让领导能够更专心地处理重要的事物。比如,在酒席上,需要秘书人员能够营造和谐融洽的氛围,使来客宾至如归,同时适当的替领导挡酒,为领导及来客添杯换盏,介绍菜系等都属于秘书人员应该做的事情。

  二、能力素养

  能力是直接影响活动的效率,是活动顺利完成的个性心理特征。企业高层管理者都希望找到一个具备全面能力的全才型秘书,来减轻负担更好的辅助开展工作。因此,要求秘书人员具备多种能力,包括文字表达能力、外语能力、应变能力、逻辑思维力等,以下按照重要性来总结秘书人员应具备的能力素养。

  第一、组织协调能力

  秘书起上传下达的桥梁作用,是联系各部门和领导之间的使者。一方面,在领导决策前,秘书人员需要通过与各部门沟通,了解各部门情况信息,为领导决策提供信息咨询。另一方面,在领导作出决定后,需要各部门共同去执行,并跟踪执行情况及时反馈。这些都需要秘书人员具备较强的组织协调能力,与各部门保持良好的关系。 第二、记忆力

  记忆是指人脑对过去感知过、经历过的事物的反应。秘书所从事

  的工作是事务性工作,需要细心和记忆能力。公司人员名单、项目客户名册、领导的日程安排、领导临时交办的事都需要有强大的记忆力去完成,稍有差池就会酿成大祸。

  第三、应变能力

  面对突发情况,要求能及时做出反应,快速应对。秘书人员直接服务于领导,因此秘书人员工作涉及面广,需要陪同与各种各样的人打交道,而在工作中常常会出现一些意想不到的事情,需要秘书人员能够灵活应变。面对领导的含糊其辞时,需要秘书根据领导心里特征进行揣摩做出反应;当领导不想接待某位来客时,需要秘书委婉的替领导挡驾圆场;面对领导的意气用事,需用秘书运用语言艺术进行进谏。

  第四、逻辑思维能力

  逻辑思维能力是指正确、合理思考的能力。无论是说话还是秘书写作,都需要秘书具有较强的逻辑思维能力,能够条理清晰、准确无误的表达思想。日常工作中,秘书人员的思维习惯会影响其行为能力,能够按照领导日常行事风格来为领导服务,往往能得到领导的信赖。尤其在秘书写作过程中,虽然秘书写作具有法定性、严肃性和简洁性,但并不影响合理逻辑思维的发挥。

  三、角色定位

  秘书人员作为辅助服务型人员,既不是人们眼中的“花瓶”角色,也没有被人敬仰的“位高权重”地位,秘书人员要摆正自己的位置,明白自身角色。

  秘书直接为领导服务,常伴领导左右,陪同领导出席重要场合及接待重要客人,应该说有一定的权威,但是不能据此居功自傲,目中无人,擅自越位。可能有时候,领导作出了让人匪夷所思,甚至根本是错误的决定,不能自作主张的更改领导的意思。同时,领导可能会安排你处理个人生活中的事务,这就需要秘书人员能够守口如瓶,赢得领导的信任。要学会甘当背后角色,秘书工作的性质特点往往会让秘书成果隐蔽化,往往付出了许多时间精力不被别人发现认可,这就需要具有良好的心态。总的来说,秘书人员需要定位好自己的角色。

  四、思想作风素养

  保持廉洁正派的作风是每一个秘书人员必修课,在党高度反腐败的时代,不少高官落马,作为高官左膀右臂的秘书也是重点贪污受贿的对象,有些不良分子往往想通过秘书讨好领导,因此秘书人员要加强自身素质建设,严守贪污腐败门槛,加强思想作风建设。

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